Proceso administrativo

Definición

El proceso administrativo es un conjunto de etapas (planificación, organización, dirección y control) cuya finalidad es conseguir los objetivos de una empresa u organización de la forma más eficiente posible.

En palabras aún más sencillas, el proceso administrativo se compone de una serie de etapas que nos ayudarán a conseguir los objetivos propuestos.

El proceso administrativo es continuo.

No se trata de realizar cada una de las etapas y todo termina ahí. Cuando termina un ciclo, se pasa al siguiente. Normalmente se utiliza para el objetivo general de la empresa, objetivos particulares o incluso para proyectos menores.

Henri Fayol, fue el creador del proceso administrativo. De él emanan las 4 etapas de las que se que compone el proceso administrativo:

Planificar.
Organizar.
Dirigir.
Controlar.

Para Fayol, estas cuatro etapas eran imprescindibles para la buena gestión gerencial. Todo equipo directivo debe dominarlas y tenerlas en cuenta de cara a cualquier proyecto. Con todo, Fayol nunca fue extremista en sus ideas y se puede leer en su obra como dejaba espacio para la flexibilidad y la adaptación. Así, los seguidores de la teoría clásica de la administración han ido completando, mejorando y adaptando el proceso administrativo a los diferentes tipos de empresas que han ido naciendo durante las últimas décadas.

Importancia

El proceso administrativo desempeña un papel fundamental en la gerencia de una compañía. Supone la hoja de ruta a seguir durante un determinado periodo, para poder alcanzar los objetivos establecidos por la dirección.

De esta manera, seguir todas las etapas marcadas dentro del proceso administrativo, permitirá a la organización incrementar su grado de eficiencia a la hora de lograr las metas propuestas. Este proceso supondrá una reducción en el número de recursos consumidos. Por este motivo, se podrán destinar aquellos recursos ahorrados a otras acciones que resulten beneficiosas para la compañía.

Entre las ventajas que podemos destacar del proceso administrativo destacamos las siguientes:

Permite a la empresa disponer en todo momento de una planificación futura.

Las acciones a llevar a cabo en cada uno de los posibles escenarios se encontrarán estipuladas.

Establece de forma clara los objetivos que tiene una determinada empresa en el corto, medio y/ó largo plazo.

Se optimizan al máximo los recursos.

Evita gastos superfluos que no se encontrasen contemplados previamente.

Puede suponer un incremento de la productividad ya que mejora la coordinación entre miembros del equipo.

Por último, hay que destacar que un proceso administrativo perfectamente diseñado evitará que aparezcan sucesos que rompan los esquemas de los directivos.

En consecuencia, se reducirá el número de medidas improvisadas que pueden derivar en decisiones perjudiciales para el funcionamiento de la empresa.

Por ejemplo, supongamos que somos montañeros. Nuestro objetivo es alcanzar la cima de las cinco montañas más altas del mundo. El objetivo está claro, pero necesitamos un proceso para alcanzar nuestros objetivos de la forma más segura posible. Es decir, sin poner en riesgo nuestra salud.

Necesitaremos por tanto un proceso para conseguir nuestro objetivo final: alcanzar las cinco cimas. Aunque cada pico es diferente, a su vez, seguiremos una serie de etapas para alcanzar cada cima (objetivos intermedios). A esta serie de etapas, que son comunes en la consecución de objetivos, lo llamamos proceso administrativo.

En este sentido, toda empresa u organización que pretenda conseguir unas metas, debe aplicar un proceso administrativo. Sin el proceso administrativo, es muy complicado conseguir los objetivos propuestos, es casi imposible.

Fases y etapas

En la definición, hemos dicho que el proceso administrativo está formado por una serie de etapas: planificación, organización, dirección y control.

En este apartado las desarrollaremos y las explicaremos. Claro que, en primer lugar, conviene saber cómo se separan estas dos fases:

Fase mecánica: La fase mecánica está compuesta por la planificación y la organización. Podríamos decir que es una parte estática del proceso.

Fase dinámica: La fase dinámica, por su parte, está compuesta por la dirección y el control. En este sentido, la palabra dinámica hace referencia al movimiento.

En cualquier caso, más importante que distinguir entre mecánico y dinámico, es conocer las distintas etapas que lo componen:

Planificación: Trata de programar las tareas a realizar y solver las cuestiones pertinentes que más tarde se ejecutarán.
Organización: La idea es ver quién se encargará de cada tarea, en qué orden y que estructura tendrá el proyecto en su ejecución.
Dirección: La dirección no sólo se encarga de mandar, también se encarga de ayudar, respaldar e intervenir ante cualquier conflicto que se presente en la consecución de objetivos.
Control: El control se basa en el seguimiento de métricas confiables que permitan supervisar que se conseguirán los objetivos más grandes.

También es importante saber que etapas pertenecen a que faces del proceso administrativo es decir la fase mecánica tiene a las etapas de (planificación y organización) y la fase

dinámica tiene a las etapas de (dirección y de control)

La planeación

La planeación es la primera etapa que debe ejercer el cuerpo administrativo de una empresa. Aquí es donde serán previstos los objetivos y metas que deberá cumplir la empresa y los métodos a llevar a cabo.

La relación entre el personal trabajador y el personal administrativo debe ser complementaria para el funcionamiento correcto de la empresa y el cumplimiento de sus objetivos.

En la planeación, se debe desarrollar un plan que contenga las diferentes actividades futuras que se van a realizar y dicho plan deberá implementarse en el plazo dispuesto.

Principios de la planeación.

• Predefinir los objetivos y metas que quieran lograrse durante un tiempo determinado.

• Pronosticar.

• Establecer una estrategia con sus correspondientes métodos y técnicas a llevar a cabo.

• Accionar frente a problemas a futuros.

Elementos de la planeación.

Objetivos, Cursos alternos de acción, Elección, Futuro.
Objetivos, Estrategias, Tiempo, Elección.
Elección, Objetivos, Futuro, Tiempo.

Tipos de la planeación.

Existen distintos tipos de planeación:

• Estratégica. Es una planeación a largo plazo que llevan adelante los directivos de la organización. En ella se analiza cómo los factores externos e internos impactan en los objetivos establecidos: campañas publicitarias, presencia en los medios, incursión en el mercado, etc.

• Táctica. Son los planes que se diseñan para hacer frente a una crisis y por eso se vinculan con decisiones a corto plazo que respondan al plan estratégico.

• Interactiva. En esta planeación se diseñan soluciones para problemas que podrían surgir a futuro, identificando los recursos necesarios para llevarla adelante.

• Normativa. Consiste en un conjunto de reglas que regulan el funcionamiento de la organización puertas adentro. En este plan se incluyen jornadas laborales, horario de descanso, vacaciones y uniforme para el personal.

• Operativa. En este plan se aborda la forma en que se organizarán los recursos, (incluyendo a los empleados) para la resolución de conflictos. En este plan se asignan los proyectos para cada área, los pasos a seguir y los plazos para cada uno.

Misión: El propósito de la firma.

Visión: Lo que la firma proyecta ser en el largo plazo.

Objetivos: Los resultados que la compañía se propone alcanzar. Siempre se deben detallar los plazos y las acciones necesarias, además de los objetivos de cada empleado para enfocar sus tareas a ese fin.

Políticas: La guía que se diseña para tomar las decisiones de cada una de las áreas de la compañía.

Reglas y Normas: La normatividad empresarial es el conjunto de reglas que determinan el funcionamiento de la empresa, regula el comportamiento del capital humano y da a conocer reglas explícitas para convivir en un ambiente de respeto y cordialidad para que las tareas de cada persona se puedan desarrollar de la mejor manera.

Estrategias: La descripción de la forma en la que se canalizarán los esfuerzos para alcanzar los objetivos. Aquí se incluyen los de la organización en su conjunto y los de cada individuo. Un buen plan siempre incluye una serie de alternativas para optar por la más adecuada en cada circunstancia.

Presupuestos: El presupuesto de una empresa es un plan que recoge todas las operaciones y recursos para lograr los objetivos marcados, expresado en términos monetarios. Queramos o no, el presupuesto de una empresa es algo a tener muy en cuenta a la hora de realizar cualquier acción.

Programas: los programas de empresas o las aplicaciones de software empresarial se refieren al conjunto de programas informáticos utilizados para optimizar funciones dentro de la organización, como llevar la contabilidad de un departamento o monitorear los presupuestos asignados a cierto negocio.

Organización

La Organización es la segunda etapa del proceso administrativo, en esta se crea un sistema de control organizado para lograr las metas y objetivos establecidos en la etapa de planeación y gestión, la premisa acerca de que es organización en el proceso administrativo todo proceso debe tomar decisiones y de planeación , dividir el trabajo, atribuir responsabilidades a las personas y establecer mecanismos de comunicación y coordinación son decisiones de organización.

Importancia

Bajo la premisa de que es organización en el proceso administrativo, es de mucho interés en las empresas este concepto , los motivos son:

Ayuda a lograr los objetivos planteados.
Ayuda a utilizar mejor los medios y recursos disponibles.
Ayuda a tener una mejor comprensión y comunicación entre los miembros de la empresa.
Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

Principios

Respondiendo la pregunta que es organización en el proceso administrativo, esta se basa en principios que deben seguirse para obtener un mejor desempeño de su concepto y funcionabilidad:

Objetivo

Todas las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y los propósitos de la empresa, la existencia de un puesto o área sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos.

Especialización

El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad; mientras más específico y menor campo de acción tenga un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.

Jerarquía

Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo

Unidad de mando

Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un sólo jefe, y que los subordinados no deberán reportarse más que a un sólo jefe.

Difusión

La obligación de cada puesto que cubre autoridad y responsabilidad debe publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con el mismo.

Equilibrio

En toda estructura existe la necesidad del equilibrio aplicación de los principios o técnicas debe estar equilibrada para asegurar eficacia global de la estructura para cumplir los objetivos de la empresa.

Estructura de la organización

estructura organizacional señala quiénes realizan las funciones y tareas que les competen en la empresa y cómo esas personas se relacionan entre sí.

La estructura considera los distintos puestos en el interior de la compañía, los cargos y las obligaciones de sus integrantes, así como la cadena de mando existente.

Para realizar un diseño de la estructura organizacional se debe tener en cuenta la pregunta que es organización en el proceso administrativo.

La estrategia organizacional: Analiza y visualiza que la estrategia y objetivos organizacionales se encuentren ligados a las necesidades del mercado o los cambios que atraviese la empresa.

El modelo de estructura organizacional: Cada vez es más común ver que las empresas apuestan por un modelo de estructura organizacional diferentes al convencional.

Los perfiles de puesto: Valida que los perfiles de puesto respondan a las nuevas necesidades de la estructura organizacional y que la definición de las responsabilidades, las funciones y las competencias estén definidas en consecución del cumplimiento de la estrategia organizacional.

El recurso humano: El recurso humano: Se deben tomar en cuenta los factores como el crecimiento o la reubicación de personal que puede traer consigo el diseño de una nueva estructura organizacional.

Integración del personal

Se define como el conjunto de acciones desarrolladas por las organizaciones para la incorporación exitosa de nuevos recursos humanos.

La base del proceso de integración de recursos humanos radica en la adquisición y conservación de colaboradores que posean y desarrollen las competencias necesarias para el buen funcionamiento de la marca. Durante el proceso de integración de personal es la organización la que se presenta ante el nuevo trabajador. Es este el momento de comunicar con claridad cuáles son los valores de la empresa.

Importancia

La importancia de la integración del personal radica, en primer lugar, en el hecho de que se trata de la primera interacción del colaborador con la empresa, con la cual se inicia el camino del compromiso laboral. Es innegable que el compromiso con el trabajo tiene un impacto tremendo en la organización.

Principios

Los principios de la integración son:

• La calidad del servicio: que depende de la selección apropiada de recursos (humanos y materiales)

• Información: para la satisfacción de necesidades y tomar decisiones por lo cual debe ser oportuna y veraz.

• Selección: Bajo la frase se debe seleccionar a la persona adecuada para el puesto, no adecuar el puesto a la persona.

• Conocimiento: Todo individuo es capaz de desempeñar cualquier función, siempre y cuando cuente con los recursos o se le capacite para ello.

• De los recursos materiales: El adecuado manejo, y el oportuno mantenimiento permiten su óptimo aprovechamiento.

Elementos de la integración de personal

El reclutamiento

A su vez el reclutamiento del personal constituye un eslabón de una cadena de administración de recursos humanos al que le siguen otros eslabones como la selección, la capacitación y la evaluación. En conjunto, esta cadena debe tener como meta la promoción y selección de colaboradores de acuerdo a los requerimientos de la organización.

La primera etapa del proceso de reclutamiento se da cuando surge la vacante. Existen diversos motivos por lo que un área o departamento de la organización registra la existencia de una futura vacante: la renuncia de uno de los integrantes del equipo, el mayor volumen de trabajo, la jubilación, el despido por falta grave, e incluso ausencias por vacaciones o descanso médico, generándose en estos dos últimos casos una vacante temporal dependiendo de las funciones asumidas por la persona que se ausentará del centro de trabajo.

Por lo general el surgimiento de una vacante se puede establecer con anticipación (salvo una emergencia como accidente o fallecimiento). Las renuncias, despidos, jubilaciones y vacaciones son previsibles. Por ejemplo, las renuncias se deben avisar con por lo menos 30 días de anticipación.

El área solicitante debe remitir al departamento de recursos humanos un documento en el que solicita abrir la vacante indicando las características y el perfil de la persona a reclutar.

Reclutamiento interno

Un primer mecanismo orientado a cubrir una vacante abierta es el reclutamiento interno, es decir, mediante la selección de un colaborador de la compañía para cubrir el puesto. Los mecanismos pueden ser: la transferencia simple, la transferencia con promoción y el ascenso.

Un proceso de reclutamiento interno debe ser realizado en forma eficaz y transparente. Es importante darles a los colaboradores la oportunidad de expresar su interés por cubrir determinada vacante. Para ello deben existir canales de comunicación que permitan saber que la vacante se ha producido.

Seguidamente se puede convocar a un concurso interno en el que se establezca con claridad el proceso de selección, que debe contar con el análisis de los resultados de las evaluaciones de desempeño, la revisión de las capacitaciones y entrenamiento recibidos, entre otras consideraciones.

Reclutamiento externo

Existen diversas fuentes de reclutamiento externo:

Candidatos espontáneos: son aquellas personas que dejan su currículo en la empresa sin que se les haya solicitado, esperando ser tomados en cuenta en un proceso de selección posterior.

Recomendaciones de los empleados de la empresa: los colaboradores pueden recomendar a personas para las vacantes que surjan. Esto es ventajoso porque los empleados suelen recomendar a sus colegas y el recomendado puede tener un buen desempeño correspondiendo la confianza de quien lo recomendó.

Anuncios en periódicos: estos anuncios sirven para buscar candidatos para posiciones muy especializadas, difíciles de llenar. También sirven para reunir una base de datos de posibles candidatos para diferentes posiciones.

Agencias de empleos: actúan como "puentes" entre las vacantes y los candidatos. Las hay tradicionales y online. Estas últimas pueden reunir una cantidad importante de currículos en poco tiempo y en forma electrónica, facilitando su almacenamiento.

Empresas identificadoras de nivel ejecutivo o cazadoras de talentos (head hunter): son organizaciones dedicadas a la búsqueda de candidatos a posiciones de dirección o ejecutivas, por encargo de la empresa contratante.

Selección

La selección de personal es el proceso de escoger al candidato adecuado para un puesto de trabajo. En otras palabras, la selección de personal incluye el proceso de entrevistar a los candidatos. También en la selección, se evalúan sus cualidades. De esta forma, se logra dilucidar si están aptos para el puesto.

La selección de personal será un activo para la organización. Cada trabajador ayudará a la organización alcanzar sus objetivos.

Por si no queda claro, te dejamos una lista de algunas de las definiciones:

La selección de personal es un proceso que consiste en poner al candidato adecuado en un trabajo adecuado.

Se trata de elegir bien a los solicitantes. Por tanto, seguirá a las otras etapas aquellos que tengan calificaciones para cubrir el trabajo vacante en una organización.

Es un proceso de identificación y contratación de los solicitantes para cubrir las vacantes en una organización.

Es un proceso que consiste en hacer coincidir los requisitos de la organización con habilidades y calificaciones de la persona.

Un buen proceso de selección de personal garantizará que la organización obtenga el grupo adecuado de trabajadores.

Inducción

La inducción es el procedimiento por el cual se presenta la empresa a los nuevos empleados para ayudarles a integrarse al medio de trabajo y tener un comienzo productivo. De acuerdo con Lourdes Mûnch, es el conjunto de actividades que se realizan con objeto de guiar, orientar e integrar a los empleados en el ambiente de trabajo y en el puesto.

Lo más importante de este concepto es que es la empresa la que se presenta a los nuevos empleados. Con este programa se informa al trabajador recién ingresado acerca de quiénes somos como empresa, qué hacemos, cómo lo hacemos y para qué lo hacemos. Todo esto dentro de la estructura formal de la empresa. Además de estos aspectos, en el programa de inducción se le explican al trabajador, las normas, políticas y reglamentos existentes en la empresa.

Capacitación y desarrollo

Capacitación, o desarrollo de personal, es toda actividad realizada en una organización, respondiendo a sus necesidades, que busca mejorar la actitud, conocimiento, habilidades o conductas de su personal.

Dirección

La dirección en el proceso administrativo es la fase más dinámica de todo el proceso, debido a la interactividad que existe entre las personas miembros de un equipo de trabajo y su gerente. Entender el concepto de la dirección en el proceso administrativo y sus funciones es fundamental para avanzar en las otras fases del proceso.

Para dirigir un conjunto de actividades se requiere que el gerente tenga capacidad de persuasión y la habilidad de liderar. Un líder además, debe tomar decisiones lógicas aunque también existirán algunas basadas en la intuición; por lo que su experiencia es fundamental.

Importancia

Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización. A través de ella se logran las formas de conducta mas deseables en los miembros de la estructura organizacional. La dirección eficientemente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.

Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementaron de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control. A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

Fundamentos

La etapa de dirección se basa fundamentalmente en la comunicación. El liderazgo que ejerce el director de obra sobre cada uno de los intervinientes bajo su mando es de vital importancia.

Debemos tener en cuenta

La comunicación efectiva. Las conversaciones con los equipos de trabajo deben ser diarias y centradas en cómo se realizan las actividades y la planificación de las próximas. Las reuniones periódicas con todos los líderes de equipo deben ser semanales para tocar los temas importantes y corregir errores.

Motivación. Como dirigimos personas debe considerarse permanentemente su motivación. Un equipo desmotivado o desganado nunca será un buen colaborador.

Orientación hacia el logro de objetivos. La coordinación entre todos los equipos de trabajo y su permanente inducción hacia el logro de los tiempos de obra es una tarea que no debe dejarse de lado.

Principios

De la armonía del objetivo o coordinación de intereses. La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.

Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio.

De la supervisión directa. Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad.

De la vía jerárquica. Postula la importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos.

De la resolución del conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan; ya que el no tomar una decisión en relación con un conflicto, por insignificante que sea, pueda originar que este se desarrolle y provoque problemas no colaterales.

Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas de la organización, pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.

Funciones

Los objetivos de la dirección en el proceso administrativo pueden llegar a tener distintas finalidades, en función de la estrategia de la propia empresa y las herramientas de gestión empresarial de las que disponga.

Ejecutar los planes de acuerdo a lo establecido en las fases de planificación y organización.

Dirigir las acciones del equipo de trabajo de acuerdo al plan establecido.

Delegar actividades en otros facilitando los recursos que se necesiten y velando por la efectividad de su uso.

Otra de las funciones es mantener a su equipo motivado en todo momento ya que existen circunstancias que puede hacer caer el dinamismo.

Comunicar a sus miembros cualquier tipo de información en el momento oportuno y velar que se haga por los canales apropiados.

Guiar la conducta y los esfuerzos de cada miembro del equipo de trabajo.

Ayudar a cada miembro a descubrir su potencial y el lugar idóneo dentro de la organización.

Mantener al equipo enfocado en las metas de la organización.

Recordar a cada instante y poner en práctica la misión, la visión y los valores de la organización

Instaurar dentro de la filosofía de la organización la participación de todos los miembros que serán afectados por alguna decisión.

Ser puente o interfaz entre el alto mando directivo y el personal operario en todo momento.

Control

Es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de re información, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existen desviaciones y para medir su importancia

Importancia

Los principios de control sirven para establecer las bases sólidas para el cumplimiento progresivo de esas metas, y en ese sentido también sirven para: Corregir políticas y actividades que impidan que tus planes sean alcanzados a tiempo y exitosamente.

Permite que las actividades y procesos en las empresas se efectúen de la mejor manera y se puedan solventar los problemas que surjan, así como obtener aprendizajes a partir de la realización de estos procesos para poder hacer mejoras a futuro

Tipos de control

Protoalimentación

El l mecanismo de algún sistema de control donde se envía información de antemano a tiempo para que un sistema de control se prepare para una acción futura o para recibir un tipo especial de feedback (retroalimentación). El mecanismo de control de protoalimentación es importante para gobernar el movimiento mediante el sistema nervioso central.

Control Concurrente

El control concurrente, o de "durante", incluye la supervisión de las actividades que forman parte del proceso de transformación, con objeto de asegurar que tales actividades se desarrollan conforme a las normas establecidas para el negocio. En este tipo de control se hace énfasis en la identificación de aquellas dificultades que se pudieran presentar en el proceso productivo y que pudieran dar como resultado productos o servicios deficientes.

Al control concurrente también se le conoce como control de sí/no, en virtud de que, por lo general, incluye puntos de medición en los que habrá de determinarse si continuar o no con el proceso, realizar alguna acción correctiva, o detener de plano el trabajo.Ya que el control concurrente se basa en la supervisión de las actividades, se requiere de un conocimiento profundo de las tareas específicas necesarias para la realización del proceso, así como de su interrelación para el logro del producto o servicio final.

En otras palabras, debe ser factible la separación e identificación de normas para las diversas actividades. Por todo lo anterior, puede resultar difícil implantar tal tipo de control en aquellas tareas que requieren de creatividad o innovación, ya que para tales actividades resulta prácticamente imposible la especificación exacta de lo que debería hacerse para lograr el resultado deseado.

Control de retroalimentación

El control de retroalimentación, o de "después", es el que se ejerce después de que un producto o servicio ha sido terminado, con el objeto de verificar que éste cumpla con las normas y objetivos correspondientes. Este tipo de control, también denominado control de después de la acción o control de salida, cumple con varias funciones importantes. En primer lugar, normalmente se utiliza cuando ni el control preventivo ni el control concurrente son factibles, o cuando resultan muy costosos.

En segundo, también es comúnmente utilizado cuando los procesos involucrados en la producción de un bien o servicio son difíciles de especificar con anticipación. En tales casos, también puede ser útil como último filtro para medir las desviaciones que no hubieran sido detectadas anteriormente. Una tercera función del control de retroalimentación es la de proveer información que contribuya al proceso de planeación a través de información tal como: número de unidades fabricadas o vendidas, costo de ciertos aspectos de la producción, medidas de calidad, rendimiento sobre la inversión, clientes atendidos u otras que puedan ser usadas para la revisión de los planes existentes y la formulación de otros nuevos.

Por último, este tipo de control provee de información particularmente valiosa para el proceso de evaluación y recompensa del desempeño de los trabajadores.

Etapas del control

son fases mediante las cuales se aprovechan los recursos con los que cuenta una empresa. Estas etapas se dividen en planeación, dirección, organización y control. Como observamos, el control es la última etapa del proceso administrativo. Esta etapa consiste en medir y corregir el desempeño de las actividades y procesos que se llevan a cabo para asegurar que los objetivos de la empresa sean alcanzados.

Tiene las siguientes funciones:

1) Función restrictiva y coercitiva: se emplea para evitar los desvíos indeseables o comportamientos no aceptados. Se usa para delimitar funciones y ejercer el mando dentro de la empresa.

2) Sistema automático de regulación: cuando se detecta que las actividades o funciones de los colaboradores, los procesos, las áreas o departamentos se han desviado o presentan irregularidades, esta regulación los hará volver a las actividades ya planeadas.

3) Función administrativa: como ya se indicó, el control forma parte del proceso administrativo, junto con la planeación, la organización y la dirección.

Medición de resultados:

La medición de resultados consiste en la aplicación de unidades de medida para evaluar la ejecución y los resultados. La medición implica la determinación, detección de fallas, desviaciones o no conformidades en relación con los estándares. El establecimiento de las unidades de medida en ocasiones resulta complejo, sobre todo en áreas con funciones eminentemente cualitativas. Para llevar a cabo esta función se utilizan primordialmente los sistemas de información y los indicadores.

La efectividad del proceso de medición dependerá directamente de la información recibida, la cual debe ser: oportuna, es decir, que se aplique a tiempo; confiable o exacta; válida, lo que implica que mida realmente el fenómeno en cuestión con unidades de medida apropiadas; y fluida, o que se canalice por los medios de comunicación más adecuados.

Herramientas de control:

Diagrama de Gantt: El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de esto, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades.

El PERT/CPM: Fue diseñado para proporcionar diversos elementos útiles de información para los administradores del proyecto.

Primero, el PERT/CPM expone la (ruta crítica) de un proyecto. Estas son las actividades que limitan la duración del proyecto.